Vai alla business school e lo sentirai continuamente: ciò che viene misurato viene gestito. Spesso attribuita a Peter Drucker, questa massima si applica anche alla gestione del tempo. Il modo migliore per migliorare la gestione del tempo è registrare le attività quotidiane. Il semplice fatto di vedere come viene speso il tuo tempo ti consente di essere più produttivo.
Prima di iniziare a registrare le tue attività quotidiane, hai due scelte da fare: dove farlo e come farlo. Discutiamoli entrambi.
Dove registrare le tue attività quotidiane
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In generale, hai due opzioni per registrare le tue attività quotidiane: fisicamente o digitalmente. Sebbene non ci sia una risposta “giusta”, ci sono ragioni per cui le persone scelgono una piuttosto che l’altra.
Registrazione digitale
Per alcuni motivi, molte persone preferiscono registrare le proprie attività in un calendario o in un software di produttività:
1. Accessibilità
Chi vuole portare un pianificatore ovunque vada? È possibile accedere agli strumenti di tracciamento digitale dal telefono, che probabilmente è in tasca da quando ti svegli fino a quando colpisci il fieno. Possono anche essere richiamati sul tuo computer, dove analizzerai i dati.
2. personalizzazione
Ti piace visualizzare le tue attività come un calendario o un elenco? Ti piace classificarli per tipo, partecipante, sequenza temporale o qualcos’altro? Li codifichi a colori? Gli strumenti di registrazione delle attività digitali ti mettono al posto di guida. Se cambi idea su un layout o una scelta di colore, puoi sempre modificarlo in un secondo momento.
3. Costo
Hai valutato i pianificatori di recente? Una bella copertina rigida può costarti un bel penny. Se segui questa strada, non acquistare online.
“Una delle cose migliori che puoi fare è andare in un negozio e toccare l’agenda, sentirla e guardarla davvero”, spiega Jackie Reeve, che scrive per il progetto Wirecutter del New York Times. La maggior parte degli strumenti di tracciamento digitale sono gratuiti. Alcuni offrono versioni a pagamento con più funzionalità, ma anche queste sono competitive con i pianificatori di carta rilegata.
Tuttavia, non tutti utilizzano il software per registrare le proprie attività quotidiane. Allora, cosa piace di loro alle persone che si occupano di carta?
Registrazione fisica
Proprio come alcune persone preferiscono stampare i libri agli e-book, alcuni preferiscono registrare le loro attività quotidiane su carta. Questa opzione presenta alcuni vantaggi.
1. Memorizzazione
La ricerca suggerisce che scrivere le cose ci aiuta a memorizzarle. Se stai cercando di memorizzare una nuova routine, un pianificatore di attività cartaceo potrebbe essere la soluzione migliore.
2. Privacy
Sebbene le società di software spendano molto per la sicurezza dei dati, la realtà è che si verificano violazioni. Se ti preoccupi che il tuo programma o le tue attività trapelino alla persona sbagliata, un pianificatore cartaceo potrebbe essere la scelta giusta.
Ricorda che la registrazione cartacea mette più responsabilità sulle tue spalle. Nessuno leggerà il tuo registro delle attività se lo tieni in una cassetta di sicurezza. Ma allo stesso tempo, come accedervi?
3. Visibilità
Per accedere al tuo tracker di attività digitale, devi pensarci bene, aprire l’app sul tuo telefono o computer e accedere. Se pubblichi un registro cartaceo nel posto giusto, tutto ciò che devi fare è dargli un’occhiata .
Questo è il motivo per cui molti professionisti aziendali mantengono ancora un calendario cartaceo sulla scrivania, nonostante ne mantengano uno digitale. Niente stimola la mente come un promemoria visivo.
Una volta deciso dove inserire i dati della tua attività, devi effettivamente registrarli e analizzarli. Esercitati registrando quanto tempo ti ci vuole per rivedere i miei sei suggerimenti per farlo.
Come tenere traccia delle tue attività quotidiane
Alcune attività sono più facili da registrare rispetto ad altre. Quelle digitali, come le videoconferenze, potrebbero essere già sul tuo calendario in virtù dell’invito che hai inviato. Altri, come quell’escursione nella natura selvaggia che hai preso per capriccio, potrebbero richiedere un po ‘di pianificazione e stima.
Ecco da dove cominciare:
1. Controlla il tuo calendario
Quello che c’è sul tuo calendario corrisponde a come trascorri effettivamente il tuo tempo e come vorresti trascorrerlo? Dovrebbe, dice l’autore di Breakout Blueprint Doug Foley, “Se impari a possedere il tuo calendario invece di lasciarlo possedere, questo è il primo passo per costruire la vita che desideri”.
In caso contrario, ripulisci il calendario. Rimuovi attività ed eventi che non sono più rilevanti. Dì “no” alle cose che non vuoi o non puoi fare. Riempi quegli slot con attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi.
2. Utilizzare un Time Tracker
Per tenere traccia delle attività digitali, utilizza strumenti di tracciamento delle attività come Toggl o Harvest. Possono estrarre i dettagli dell’evento dal tuo calendario e chiederti di registrare la quantità di tempo effettivamente speso per ciascuna attività.
Questi strumenti sono i più facili da usare con un widget, una versione miniaturizzata di un programma che mostra solo i suoi strumenti essenziali. I widget di rilevamento del tempo ti consentono di avviare, mettere in pausa e interrompere il timer dell’attività mentre lavori.
Se preferisci utilizzare un registro dell’attività fisica, procurati un cronometro. Il tuo telefono ne ha uno integrato, oppure puoi portarne uno in tasca se preferisci l’esperienza in pista. In ogni caso, ricordarsi di premere “start” e “stop” dopo ogni attività richiede pratica. Aspettati di passare circa due settimane a costruire l’abitudine.
3. Ottieni tempo limitato al minuto
Quando si tiene traccia del tempo, è facile arrotondare. Forse dimentichi di fare clic su “Avvia” sul timer, quindi lo chiami 15:25 invece di 15:23 Forse il tuo registro di ieri ha un intervallo alle 16:00, quindi presumi di aver avviato l’attività successiva elencata in quel momento.
Anche se potrebbe non sembrare un grosso problema, pensa a come distorce il tuo registro delle attività. Non solo il tuo tempo per quell’attività ora è impreciso, ma potrebbe anche farti spostare l’ora di inizio o di fine per le attività adiacenti.
La registrazione sciatta diventa un problema ancora più grande quando devi analizzare come trascorri il tuo tempo. Se ogni attività di “verifica delle email” di cinque minuti viene interrotta di due minuti, la tua analisi potrebbe farti credere che stai spendendo appena la metà del tempo nella tua posta elettronica di quanto lo sia effettivamente.
4. Prendi appunti
Tuo figlio o tua figlia ti hanno distratto mentre stavi finendo l’email di proposta? Non c’è da stupirsi che ci sia voluto il doppio del tempo rispetto ai precedenti. Prendi nota del motivo nel registro delle attività.
Se segui la strada della carta, non farlo a penna. Raramente passa un giorno in cui non apporto una sorta di correzione al mio pianificatore (ne parleremo tra poco). I tracker digitali ti consentono non solo di allegare note a ciascuna attività, ma di aggiornarle come desideri.
Quando si tratta di registrare il proprio tempo, il “perché” è importante tanto quanto il “quando” e il “per quanto tempo”. Devi sapere perché alcune attività hanno richiesto più o meno tempo del previsto se vuoi diventare un manager del tempo migliore.
5. Richiedi correzioni
Non importa quanto tu sia meticoloso, tutti commettono errori. Se stai registrando un’attività di gruppo, che si tratti di una campagna di marketing al lavoro o di cucinare la cena a casa, chiedi agli altri del gruppo di controllare periodicamente il registro delle tue attività.
È probabile che il tuo registro del tempo differisca leggermente da quello dei tuoi partner. Ciò che è importante non è il momento giusto, ma identificare i tipi di attività in cui le discrepanze sono comuni. Le attività che non vengono registrate correttamente non possono essere analizzate o eseguite con sicurezza.
6. Eseguire il backup
Quanto è buona la tua memoria? Potresti recitare l’ultimo mese del tuo registro delle attività se è stato smarrito o rubato? Probabilmente no.
Se utilizzi un rilevatore di attività cartaceo, scatta una foto ogni settimana. Carica le foto su una soluzione di archiviazione cloud come Google Drive. Se ne utilizzi uno digitale, esegui il backup del registro delle attività su un dispositivo di archiviazione locale. Non sai mai quando l’azienda dietro il tuo tracker fallirà.
7. Scavare nei dati
Una volta che hai un mese o più di dati sulle attività e sei sicuro che siano registrati correttamente, inizia il divertimento. Puoi utilizzare meglio il tuo tempo analizzando come lo hai speso.
Il modo in cui dividi i dati dipende da cosa vuoi farne. Forse tutto ciò di cui hai bisogno è una cifra delle ore fatturabili alla fine di ogni mese. È facile: somma tutte le attività che hai svolto per conto dei tuoi clienti nelle ultime quattro settimane.
L’utilizzo del registro delle attività per migliorare la tua vita personale richiede di pensare ai tuoi interessi e ideali. La tua routine mattutina ti lascia costantemente abbastanza tempo per fare colazione? In caso contrario, potresti dover iniziare a svegliarti prima. Il tuo lavoro salariato ti costringe a lavorare ben oltre le 40 ore settimanali? Quindi, potrebbe essere il momento di iniziare a cercarne uno nuovo.
Fai di più, fai meglio
La tua routine potrebbe non sembrare niente di speciale. Ma se registri le tue attività quotidiane, vedrai che fai molto ogni giorno.
Per gestire meglio il tuo tempo, eliminando le attività non necessarie o completando quelle esistenti in modo più efficiente, devi tenere traccia del tuo tempo. Ci sono opportunità di ottimizzazione: devi solo iniziare a identificarle.
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