Se stai cercando modi per migliorare la tua produttività, è probabile che ti sia imbattuto in un concetto chiamato timeboxing. Anche se non hai mai sentito il termine “timebox” prima, potresti esserti imbattuto in altri aspetti che appartengono al timeboxing, come il blocco del calendario e la Tecnica del Pomodoro.
In ogni caso, il timeboxing è una delle strategie di gestione del tempo più semplici ma anche più efficaci. E in questo articolo imparerai esattamente come applicare questa tecnica nella tua vita quotidiana.
Cos’è il Timeboxing?
Indice Articolo
Diamo prima un’occhiata a cos’è il timeboxing. Il timeboxing è un concetto molto semplice in cui ti concedi una certa quantità di tempo per un determinato compito. Questo è in contrasto con il modo “normale” di lavorare, che è semplicemente lavorare su un’attività fino a quando non viene completata. Puoi utilizzare il tuo calendario e aggiungere blocchi per determinate attività nel tuo calendario, oppure puoi semplicemente utilizzare un timer per darti una scadenza per il tuo timebox.
Il modo più efficiente per farlo è combinare entrambi. Ciò significa che aggiungerai blocchi per il lavoro e spezzerai i blocchi nel tuo calendario. Quindi, annota le cose da fare per i blocchi in ogni blocco.
Da qui, annota le cose da fare ogni giorno. Mentre lo fai, assicurati che non superi le tre o quattro ore di attività ad alta concentrazione per la massima efficienza. Idealmente, il totale non supera le sei ore perché non sarai in grado di concentrarti più a lungo.
Ora, diamo un’occhiata a come il timeboxing può aumentare la tua produttività con un po ‘più di dettaglio.
Come il Timeboxing può aumentare la tua produttività
Sebbene il timeboxing sia una semplice tecnica di gestione del tempo, ha un enorme potenziale per aumentare la tua produttività. L’effetto sarà particolarmente grande se non hai monitorato in precedenza il tempo necessario per determinate attività.
1. Fare uso della legge di Parkinson
La legge di Parkinson dice che il tempo si dilata con un compito a portata di mano. Ciò significa che avrai bisogno di tanto tempo per un’attività quanto quanto dai.
Hai mai avuto una scadenza molto ravvicinata e ti sei chiesto come hai fatto a portare a termine quel compito in così poco tempo? D’altra parte, hai mai trascorso un intero sabato senza programmi a parte passare le ore davanti a te? Normalmente, potrebbe volerci un’ora. Ma se hai tutto il giorno per farlo, probabilmente avrai bisogno dell’intera giornata, giusto?
Ora, con il timeboxing, puoi trarne vantaggio. Datevi una scadenza per portare a termine un compito. Anche se non lo colpisci all’inizio, ti darà presto una buona misura di quanto tempo hai bisogno realisticamente per farlo. Se hai impostato un timer e lavori senza interruzioni durante quel periodo, probabilmente lo farai una volta che il timer si spegne.
2. Aiutare a rimanere concentrati
Consiglio vivamente di impostare un timer per il timeboxing. Sebbene l’inserimento di blocchi nel tuo calendario sia ottimo per darti una buona panoramica, non ti aiuterà necessariamente a fare di più in meno tempo. Tuttavia, impostare un timer e assegnare una scadenza a ciascuna scatola aiuterà enormemente.
Un altro enorme vantaggio del timeboxing con un timer è che ti aiuta a rimanere concentrato. Il modo più semplice per iniziare è utilizzare intervalli brevi. I 25 minuti della Tecnica del Pomodoro (ci arriveremo tra un minuto) sono un ottimo punto di partenza.
Scegli un breve lasso di tempo e poi lavora senza interruzioni per questo lasso di tempo. Venticinque minuti non sono niente, e anche se senti un forte bisogno di fare qualcosa che ti distrae, continua a superare questo breve periodo di tempo. Anche brevi blocchi ti aiuteranno a rimanere concentrato. E rimarrai sorpreso di quanto puoi fare in 25 minuti se non permetti a distrazioni o interruzioni di distogliere la tua attenzione.
3. Rendere visibile la quantità di tempo disponibile
Un altro grande vantaggio del timeboxing è che rende visibile la quantità di tempo che hai ogni giorno. È qui che il blocco del calendario è utile. Se aggiungi blocchi per le tue pause, il tempo libero e il tuo lavoro, vedrai subito che hai solo un certo numero di ore ogni giorno per lavorare. Ciò è particolarmente utile se tendi a sovraccaricare la tua lista di cose da fare perché non sai davvero quanto tempo avrai bisogno per un determinato compito.
4. Hai il controllo del tuo tempo
L’ultimo vantaggio principale del timeboxing è che hai il controllo del tuo tempo. Invece di lavorare solo su una determinata attività fino al completamento, decidi in modo proattivo quanto tempo dedicare.
Hai il pieno controllo di quanto tempo vuoi dedicare a una determinata attività. Ciò significa che sei responsabile del tuo lavoro e della tua vita, non il contrario. Invece di non sapere cosa aspettarti in un dato giorno, lo costruisci nel modo di cui hai bisogno.
7 suggerimenti per padroneggiare il timeboxing per una maggiore produttività
Ok, ora che hai compreso i vantaggi del timeboxing, ecco sette suggerimenti che ti aiuteranno a padroneggiare il time boxing per una maggiore produttività.
1. Il blocco del calendario è essenziale
Come accennato in precedenza, il blocco del calendario è essenziale per il timeboxing. Questo è ciò che ti permette di “inscatolare” effettivamente il tuo tempo. Inoltre, renderà più visibile la quantità di tempo che hai ogni giorno. Ecco come farlo
Utilizza Google Calendar o un’altra app di calendario a cui hai accesso su dispositivi diversi. Quindi, aggiungi blocchi di pausa e blocchi per il tempo libero. Questo darà al tuo lavoro un limite predeterminato in cui devi adattare i tuoi compiti.
Dopo averlo ottenuto, aggiungi almeno un blocco per le attività ad alta concentrazione. Questo blocco dovrebbe richiedere almeno un’ora, preferibilmente di più, e il suo scopo è consentirti di lavorare su attività che richiedono molta concentrazione.
Una volta ottenuto ciò, aggiungi diversi blocchi per attività a bassa concentrazione. Queste sono attività che devono essere svolte ma non sono le attività più essenziali che ti faranno davvero progredire nel tuo lavoro o nella tua attività. Le attività a bassa concentrazione più comuni sono il controllo e la risposta alle e-mail e le attività di amministrazione.
2. Aggiungi le tue cose da fare ai blocchi del calendario
Il passaggio successivo consiste nell’aggiungere le cose da fare ai blocchi del calendario. Questo ti dà un’ottima panoramica di ciò che deve essere fatto quel giorno. Inoltre, è un ottimo modo per archiviare tali informazioni in anticipo. Quindi, se pensi a un’attività che deve essere svolta in un determinato giorno, puoi già aggiungerla a questo blocco in quel rispettivo giorno.
Un altro grande vantaggio dei blocchi del calendario è che puoi renderli ricorrenti. Quindi, impostare i blocchi generali come ricorrenti e quindi aggiungere le singole cose da fare in ogni rispettivo blocco.
3. Determina quanto tempo ti occorre per un’attività
Ora, questo è un suggerimento molto importante: determina quanto tempo realisticamente hai bisogno per un’attività.
All’inizio, questa sarà solo un’ipotesi. Determina solo qualcosa e poi guarda quanto tempo ti ci è voluto veramente. Dopo alcune ripetizioni, saprai quanto tempo ci vorrà realisticamente per portare a termine quel compito.
Ad esempio, scrivere un articolo come questo mi richiede circa due Pomodori o 50 minuti. La preparazione mi richiede un Pomodoro o 25 minuti e la modifica mi richiederà da uno a due Pomodori.
Una volta che sai quanto tempo ti serve per un’attività, prova ad andare sempre un po ‘più in basso. Ad esempio, supponiamo che un’analisi Excel richieda 2,5 ore. Una volta che lo sai, imposta il timer per due ore e 20 minuti la prossima volta. Diminuiscilo sempre un po ‘fino a quando non ti trovi in un punto in cui è praticamente impossibile lavorare ancora più velocemente.
Con questo add-on per timeboxing, aumenterai notevolmente la tua produttività!
4. Impostare sempre un timer
Per tenere traccia del tempo realmente necessario per un’attività e per avere una scadenza, ovviamente è necessario un timer. Consiglio vivamente di impostare sempre un timer, indipendentemente dall’attività su cui stai lavorando. È probabile che impiegherai più tempo se non usi un timer, semplicemente perché non ti rendi conto di quanto velocemente passa il tempo.
Inoltre, distrarsi è molto più facile se non si ha un ticchettio dell’orologio che indica quanto tempo ti rimane prima che la tua casella del tempo sia esaurita.
5. Non consentire interruzioni
Come affermato in precedenza, non consentire distrazioni o interruzioni durante un timebox.
Per aumentare la tua produttività, hai bisogno di blocchi in cui puoi lavorare in modo concentrato e questo funziona solo se ti sbarazzi di tutte le distrazioni. Quindi, chiudi la tua casella di posta in arrivo, elimina tutte le notifiche e metti il telefono in modalità silenziosa e in una stanza diversa quando lavori. Credimi, questo sarà un incredibile stimolo per la tua produttività.
6. Inizia con la tecnica del Pomodoro
Il modo migliore per iniziare con il timeboxing è utilizzare la Tecnica del Pomodoro. Questa è una tecnica molto semplice in cui lavori per 25 minuti e poi fai una pausa di 5 minuti. Venticinque minuti potrebbero non sembrare molti, ma se lavori senza interruzioni, sarai in grado di fare un sacco di cose.
Inoltre, questo importo è semplicemente perfetto da spingere anche se preferisci di gran lunga andare sui social media o navigare sul web. È molto più facile portare a termine 25 minuti invece di una giornata lavorativa di 8 ore.
Questo è il motivo per cui è meglio iniziare con questa tecnica. Assicurati di alzarti dalla scrivania tra i Pomodori e concediti una pausa più lunga dopo circa 4 Pomodori. Una volta che non hai problemi a lavorare per 25 minuti di fila, puoi prolungare il timer se ti sei concesso più tempo per un’attività.
7. Ottieni un compagno di responsabilità
L’ultimo consiglio per aumentare la produttività con il timeboxing è trovare un compagno di responsabilità.
Timeboxing, blocco del calendario e la Tecnica del Pomodoro sono ottime tecniche per aumentare la tua produttività. Ma un compagno di responsabilità può aiutarti ad assicurarti di mettere in pratica le tue buone intenzioni e di portare a termine ciò che hai detto.
Unisciti a qualcuno che ti prenderà a calci in culo se non ti attieni alle tue scatole del tempo.
Pensieri finali
Il timeboxing è una tecnica di gestione del tempo semplicissima che aumenterà enormemente la tua produttività. Il modo migliore per usarlo è aggiungere blocchi al tuo calendario. Quindi, aggiungi le cose da fare ai blocchi di lavoro per ottenere una buona panoramica di ciò che deve essere fatto in un dato giorno.
Determina quanto tempo ti dedicherai per ogni attività. Quando sei pronto per iniziare a lavorare su un’attività, imposta un timer. Usa la Tecnica del Pomodoro e determina quanti Pomodori ti serviranno per quell’attività. Oppure imposta il timer per la durata esatta che ti sei dato in anticipo, ad esempio, un’ora.
Non consentire alcuna interruzione durante i tuoi timebox. Se ti attieni a questo, porterai a termine i tuoi compiti più rapidamente che mai.
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Credito fotografico in primo piano: freestocks tramite unsplash.com